Je kantoor verhuizen begint met een planning voor de werkplekken, de apparatuur en de verhuisdag. Bepaal wat meegaat, maak een indeling voor het nieuwe kantoor en spreek af wie de computers en internetverbinding weer werkend maakt. Zo weten medewerkers waar ze aan toe zijn en kan het werk na de verhuizing snel doorgaan.
Een kantoorverhuizing draait niet alleen om bureaus en stoelen. Ook toegangspassen, vertrouwelijke documenten en gedeelde apparatuur moeten op de juiste plek terechtkomen. Met een draaiboek per ruimte en werkplek houd je overzicht.
Je kantoor verhuizen begint met een draaiboek
Wijs één persoon aan die de verhuizing coördineert. Diegene houdt de planning bij en is het aanspreekpunt voor medewerkers, de verhuizers en de beheerders van beide panden. Verdeel de taken vervolgens over collega’s of leveranciers, bijvoorbeeld voor de IT, de inrichting en de communicatie.
Zet in het draaiboek niet alleen de verhuisdatum, maar ook de volgorde van de werkzaamheden. Wanneer wordt apparatuur losgekoppeld? Wie levert de sleutels in? En welke werkplekken moeten als eerste klaar zijn? Spreek ook af hoe medewerkers werken als het kantoor tijdelijk niet beschikbaar is.
Plan voldoende ruimte tussen het inrichten van het nieuwe kantoor en de oplevering van het oude pand. Als er iets uitloopt, heb je nog tijd om achtergebleven spullen op te halen of herstelwerk te laten uitvoeren.
Maak een indeling voor werkplekken en apparatuur
Maak een plattegrond van het nieuwe kantoor voordat je gaat inpakken. Geef kamers en werkplekken een naam of nummer. Bepaal waar bureaus, vergadertafels, printers en andere gedeelde spullen komen te staan. Let daarbij op stopcontacten, netwerkaansluitingen en voldoende loopruimte.
Meet grote meubels en de toegangen tot het nieuwe pand op. Een vergadertafel kan in de ruimte passen, maar alsnog te groot zijn voor de lift of deuropening. Spreek in dat geval af of de tafel uit elkaar kan en wie dat doet.
De verhuizing is ook een goed moment om overbodige spullen weg te doen. Neem bijvoorbeeld geen kapotte bureaustoelen of ongebruikte archiefkasten mee als daar in het nieuwe kantoor geen plaats voor is. Controleer bij gehuurde apparatuur en meubels wel welke afspraken over retour of verhuizing gelden.
Label alles per ruimte en werkplek
Gebruik dezelfde namen of nummers op de plattegrond en op de spullen die meegaan. Zet op een label bijvoorbeeld ruimte B, werkplek 4. Zo kunnen verhuizers de bureaustoel, schermen en bijbehorende dozen meteen bij elkaar zetten.
Maak daarnaast onderscheid tussen spullen die direct nodig zijn en spullen die later kunnen worden uitgepakt. Denk bij de eerste groep aan laptops, opladers, toegangspassen en een printer voor documenten die niet digitaal kunnen worden afgehandeld.
- Laat medewerkers hun persoonlijke spullen en losse werkplekspullen verzamelen.
- Bundel kabels per apparaat en geef aan waarbij ze horen.
- Label ook losse onderdelen van gedemonteerde meubels.
- Houd een lijst bij van apparaten en meubels die naar het nieuwe kantoor gaan.
Plak labels op een plek waar ze zichtbaar blijven tijdens het dragen en stapelen. Zet ze liever niet op schermen of andere kwetsbare oppervlakken.
Regel de IT voordat de werkplekken meegaan
Een bureau staat snel op zijn plek, maar medewerkers kunnen pas werken als hun apparatuur en verbindingen het doen. Betrek daarom de persoon of leverancier die de IT beheert bij de planning. Spreek af wie computers loskoppelt, vervoert, aansluit en test.
Zorg dat er een actuele back-up is van belangrijke gegevens voordat systemen worden verplaatst. Spreek af hoe je verder werkt als een apparaat na het aansluiten niet direct werkt. Een medewerker kan bijvoorbeeld tijdelijk op een laptop werken terwijl een vaste werkplek wordt hersteld.
Maak foto’s van ingewikkelde aansluitingen en label kabels aan beide kanten. Laat gevoelige apparatuur zorgvuldig behandelen en laat servers of andere gespecialiseerde systemen verplaatsen door iemand die weet hoe ze veilig worden afgesloten en opnieuw gestart.
Test op de nieuwe locatie niet alleen de wifi, maar ook wat jouw team dagelijks gebruikt: het bekabelde netwerk, printers, telefonie, beeldschermen en toegang tot gedeelde bestanden. Een werkende internetverbinding betekent nog niet dat alle werkplekken klaar zijn.
Bescherm vertrouwelijke spullen tijdens de verhuizing
Personeelsdossiers, klantgegevens en andere vertrouwelijke documenten horen niet in open dozen in een gang te staan. Verzamel ze apart, sluit ze af en spreek af wie verantwoordelijk is voor het vervoer en de ontvangst. Hetzelfde geldt voor laptops en opslagmedia met gevoelige informatie.
Gebruik op de buitenkant van een doos een herkenbare code in plaats van een beschrijving van de inhoud. Noteer op een aparte lijst welke code bij welke kast of afdeling hoort. Zo kan de doos naar de juiste plek zonder dat iedereen kan lezen wat erin zit.
Stem de verhuisdag af met het team en de pandbeheerders
Geef medewerkers op tijd door wanneer ze hun werkplek moeten leegmaken en waar ze op de eerste werkdag naartoe gaan. Vermeld ook wat ze zelf meenemen, zoals hun laptop of persoonlijke spullen, en wie vragen over de verhuizing beantwoordt.
Stem met de beheerders van beide panden af waar de verhuiswagen kan laden en lossen. Bespreek ook het gebruik van liften, de toegang tot het gebouw en eventuele regels voor het beschermen van vloeren en deuren. Reserveer zo nodig een lift, zodat verhuizers niet met bezoekers hoeven te wachten.
Een verhuizing buiten gewone kantooruren kan helpen om onderbreking van het werk te beperken. Dat is niet altijd de beste keuze: medewerkers of IT-ondersteuning moeten dan mogelijk ook buiten hun normale werktijd beschikbaar zijn. Vergelijk die extra inzet met de mogelijkheid om tijdelijk thuis of op een andere plek te werken.
Veelgestelde vragen over een kantoor verhuizen
Kun je een kantoor zelf verhuizen?
Bij een klein kantoor met weinig meubels en apparatuur kan dat een optie zijn. Verdeel de taken en zorg dat iemand verantwoordelijk is voor de technische aansluitingen. Bij zware meubels, veel werkplekken of gevoelige apparatuur kan professionele hulp praktischer zijn.
Wat spreek je af met een verhuisbedrijf?
Leg vast welke spullen het bedrijf vervoert en wie meubels demonteert, inpakt en weer opbouwt. Bespreek ook de toegang tot beide panden, de gewenste volgorde van afleveren en wat er gebeurt als de planning uitloopt. Zo kun je offertes beter vergelijken.
Wat moet op de eerste werkdag klaar zijn?
Medewerkers hebben in ieder geval toegang tot het pand, een bruikbare werkplek en de systemen nodig waarmee ze hun werk doen. Test ook de vergaderruimtes en gedeelde voorzieningen die direct worden gebruikt. Verzamel problemen op één plek, zodat ze gericht kunnen worden opgelost.
Loop na de verhuizing met de plattegrond door het nieuwe kantoor. Kijk of de werkplekken compleet zijn en noteer wat nog ontbreekt. Zo blijft een losse oplader of niet-aangesloten printer geen terugkerende hindernis voor het team.